Ennek a funkciónak a használatával az e-számla alkalmazás lehetőséget biztosít az aláírt fájlok adatbázison kívül tárolására. Ez akkor hasznos, ha nagy mennyiségű elektronikus számlát bocsátunk ki és ezek tárolása nagymértékben megnöveli azt adatbázis fizikai méretét. A funkció bekapcsolása után a rendszer az elektronikus dokumentum tárból az aláírt fájlokat a beállított külső tárolóba helyezi át. A cikk ennek a funkciónak a beállításában nyújt segítséget.

Külső fájlfiók beállítása a Business Central-ban

A külső fájlfiókok használatával lehetőségünk van arra, hogy közvetlenül a Business Central-ból elérhessünk és kezelhessünk egy fájltárolási szolgáltatást, pl, Azure File Share vagy SharePoint. Nyissuk meg a külső fájlfiükok oldalt, és kattintsunk az Új fájlfiók hozzáadása lehetőségre. Egy támogatott beállítás lesz segítségünkre:

Kattintsunk a Következő gombra, majd válasszuk ki annak a fájltárolónak a típusát, amit az elektronikusan aláírt fájlok tárolására kívánunk használni. Mi azt javasoljuk, hogy Azure File Share-t vagy SharePoint-ot használjunk erre a célra. Kattintsunk a következő gombra.

A cikkben az Azure File Share beállítását mutatjuk be a továbbiakban. Adjuk meg a következő oldalon a megjelölt adatokat:

• Fiók neve: Adjunk meg egy tetszőleges nevet a fióknak
• Fájltároló neve: Adjuk meg Storage Account nevét (ezt az Azure portálon szerezhetjük be)
• Hitelesítés típusa: Válasszuk a Shared key lehetőséget
• Titok: Adjuk meg a Shared key-heztartozó titkos kulcsot (ezt az Azure portálon szerezhetjük be)
• Fájlmegosztás neve: Adjuk meg a megosztás nevét (ezt az Azure portálon szerezhetjük be)

Kattintsunk a következő majd a befejezés gombra:

Ezzel sikeresen összekapcsoltuk a Business Central rendszert a külső tárolóval. A tároló böngészővel tesztelhetjük, hogy megfelelően működik a kapcsolat, és elérhetjük a külső tárolóban tárolt fájlokat:

Bármilyen tárolási megoldást is állítunk be, mindig gondoskodni kell a külső tároló biztonsági mentéséről, mert a Business Central biztonsági mentéseibe az itt tárolt fájlok nem kerülnek bele!

Fájl szituáció hozzárendelése fájlfiókhoz

A következő lépésben rendeljük hozzá az Elektronikus számla fájlszituációt az újonnan felvett fájlfiókhoz. Ezzel mondjuk meg a rendszernek, hogy az Elektronikus számla alkalmazásnak melyik fiókot kell használnia a fájlok eltárolása során. Egyszerre csak egy fiókot tudunk összekapcsolni az Elektronikus számla alkalmazással.

Kattintsunk a Navigálás > Fájl szituációk menüpontra: 

A megjelenő ablakban kattintsunk a hozzárendelés gombra és válasszuk ki az Elektronikus számla lehetőséget:

Kattintsunk az Ok gombra és zárjuk be az ablakot.

Ezzel létrehoztunk egy kapcsolatot egy külső fájltároló szolgáltatással, és meghatároztuk az E-számla alkalmazás számára, hogy ezt a fiókot használja a fájlok tárolására.

A fájlfeltöltés engedélyezése

Az Elektronikus aláírás beállítása oldalon engedélyeznünk kell a fájlok feltöltését. Ezt a Külső adattárolás engedélyezése mező bejelölésével tehetjük meg. Bővebb információ a beállításról: Az Elektronikus aláírás beállítása oldal használata

A mező bekapcsolása után megjelenő üzenetet az elolvasása után fogadjuk el:

Opcionális: A külső tároló mentési mappájának beállítása

Megadhatjuk, hogy a rendszer a külső tároló mely mappájába helyezze el az aláírt elektronikus dokumentumokat. Ha ezt a lépést kihagyjuk, akkor a tároló gyökér könyvtárába kerülnek áthelyezésre a fájlok. Használjuk az Elektronikus aláírás beállítása oldalon a Műveletek > Külső tárhely elérési útjának beállítása menüt:  

A megjelenő ablakban válasszuk ki a használni kívánt mappát, majd kattintsunk az Ok gombra az elfogadáshoz.

A rendszer az alábbi struktúrában hozza létre a fájlokat a külső tárolóban:

• Gyökérkönyvtár vagy kiválasztott mappa
  • Vevő száma
    • Invoice
      • Ide kerülnek a vevő számra kibocsátott elektronikus számlák
    • Credit Memo
      • Ide kerülnek a vevő számra kibocsátott elektronikus jóváírások

A fenti struktúra a dokumentumok könnyebb visszakeresését hivatott támogatni.

A fájlfeltöltés végrehajtása

Az e-számla alkalmazás az aláírt elektronikus dokumentumokat az Elektronikus dokumentumtár nevű táblában tárolja. Megtekinthetjük egy adott bizonylathoz kapcsolódó rekordokat, ha az Elektronikus dokumentum tételek oldalon az Elektronikus dokumentumtár gombra kattintunk:

A tárolás helyét a Tárolás típusa mezőben láthatjuk. Ha ennek értéke = adatbázis, akkor a fájl(ok) a Business Central adatbázisában vannak tárolva. Ha értéke = Külső fájltároló, akkor már áthelyezésre került a beállított külső tárolóba.

Az e-számla alkalmazás mindaddig az adatbázisban tartja a fájl(oka)t, amíg az elektronikus számla első értesítője kiküldésre nem kerül!

Az áthelyezés a külső tárolóba jelenleg három módon támogatott (ha a külső adattárolás engedélyezése be van kapcsolva):

1. Manuálisan az Elektronikus dokumentum tételek vagy az Elektronikus dokumentumtár oldalakon
   • Használjuk a Műveletek > Áthelyezés külső tárhelyre menüpontot
2. Az e-mail értesítés kiküldése után automatikusan
   • A rendszer automatikusan elvégzi az áthelyezést, ha az e-mail a kimenő postafiókba került
3. Ütemezetten afeladatvárólista használatával
   • Ehhez ütemezzük a 42019899 számú programmodult a feladatvárólistában
   • Ez a funkció akkor használatos, ha a már meglévő, korábban keletkezett fájlok áthelyezését szeretnénk elvégezni