Az Intrastat-jelentésen szerepeltethető, bármely másik tagállamból Magyarországra érkező (beérkezés), illetve Magyarországról egy másik tagállamba szállított (kiszállítás) minden termék. Az Intrastat bevallásban a termékek fizikai mozgását lehet jelenteni, az attól gyakran eltérő számlázástól függetlenül.

Az Általános gyorslapon található:

• Beérkezett jelentések: azok a tételek kerülnek bele a riportba, amik a beérkezésekhez kapcsolódnak
• Kiszállított jelentések: azok a tételek kerülnek bele a riportba, amik a kiszállításokhoz kapcsolódnak
• Intrastat ügyfél és ügyfélszám: a külföldi országokban használható.
• Speciális ellenőrzőlista: Megadja, hogy az egyszerűbb beállítás helyett a speciális Intrastat ellenőrzőlista-beállítást szeretné-e használni.

Alapértelmezett tranzakicók gyorslapon található: külföldi országokban használható.

Alkalmazás gyorslapon található:

• Tranzakció típus kötelező: húzza el a csúszkát, ha azt szeretné, hogy a rendszer ellenőrizze, hogy a Tranzakciótípusokra vonatkozó adatok be vannak-e jelölve bármely Értékesítési, Vételi vagy Átutalási tranzakcióban, amely a Cikktételekbe vagy a Projecttételekbe kerül.
• Tranzakció típus meghat. kötelező: húzza el a csúszkát, ha azt szeretné, hogy a rendszer ellenőrizze, hogy a Tranzakció meghatározás adatai be vannak-e jelölve minden olyan Értékesítési, Vételi vagy Átutalási tranzakcióban, amely a Cikktételekbe vagy a Projekttételekbe kerül.
• Szállítási mód kötelező: húzza el a csúszkát, ha szeretnék, hogy a rendszer ellenőrizze, hogy a szállítási módra vonatkozó információk be vannak-e jelölve bármely olyan Értékesítési, Vételi vagy Átutalási tranzakcióban, amely a Cikktételekbe vagy a Projekttételekbe kerül.
• Kiszállítási mód kötelező: húzza el a csúszkát, ha szeretné, hogy a rendszer ellenőrizze, hogy a szállítási módra vonatkozó információk be vannak-e jelölve bármely olyan Értékesítési, Vételi vagy Átutalási tranzakcióban, amely a Cikktételekbe vagy a Projekttételekbe kerül.
• VTSZ/SZJ-szám kötelező: húzza el a csúszkát, ha szeretné, hogy a rendszer ellenőrizze, hogy a Vámtarifa szám meg van-e adva bármely olyan Értékesítési, Vételi vagy Átutalási tranzakcióban, amely a Cikktételekbe vagy a Projekttételekbe kerül.
• Nettó súly kötelező: húzza el a csúszkát, ha azt szeretné, hogy a rendszer ellenőrizze, hogy az adott termék nettó súlyának értéke szerepel-e bármely olyan Értékesítési, Vételi vagy Átutalási tranzakcióban, amely a Cikktételekbe vagy a Projekttételekbe kerül.
• Szárm. ország/régió kötelező: húzza el a csúszkát, ha azt szeretné, hogy a rendszer ellenőrizze, hogy a Cikk származási ország / régió kódja be van-e jelölve bármely   olyan Értékesítési, Vételi vagy Átutalási tranzakcióban, amely a Cikktételekbe vagy a Projekttételekbe kerül.
• VTSZ/SZJ-szám forrása: itt választhatja ki, hogy a rendszer az Intrastat napló elkészítésekor a termék Vámtarifa számát honnan származtassa.

• Könyvelt tételek - a rendszer a cikk Vámtarifa számát (VTSZ) a Cikk- vagy Projekttételekből származtatja
• Cikk karton – a rendszer a cikk Vámtarifa számát a Cikk kartonból szármáztatja

• Nettó súly forrása: itt választhatja ki, hogy a rendszer az Intrastat napló elkészítésekor a termék Nettó súlyát honnan származtassa.

• Könyvelt tételek - a rendszer a cikk Nettó súlyát a Cikk- vagy Projekttételekből származtatja
• Cikk karton - a rendszer a cikk Nettó súlyát a Cikk kartonból származtatja

• Származási ország/régió forrása: itt választhatja ki, hogy a rendszer az Intrastat napló elkészítésekor a termék származási helyét honnan származtassa.

• Könyvelt tételek - a rendszer a cikk Szárm. ország/régió kódját a Cikk- vagy Projekttételekből származtatja
• Cikk karton - a rendszer a cikk Szárm. ország/régi kódját a Cikk kartonból származtatja

• Intrastat - kerekítés típusa: itt választható ki, hogy az Intrastat és Statisztikai összegeket hogyan kerekítse a rendszer. Az elérhető standard opciók a következők: Közelebbi, Felfelé, Lefelé
   

Az Intrastat naplóbejegyzéseket az egyes tranzakciók Országok/régiók kódja alapján hozza létre a rendszer. 

Cikkek kartonján az alábbi mezőket használja a rendszer az intrastat jelentés kitöltése során.

• Nettó súly: Készletek gyorslap alatt
• VTSZ/SZJ-szám: Költségek és könyvelés gyorslap alatt

Itt láthatjuk az egyes országokat, kódjukat és a hozzárendelt Intrastat kódot. Az európai országoknál kell ezt az Intrastat kódot feltétlen megadnunk, mivel az EU-n belüli kereskedelemben résztvevők kötelesek az Intrastat rendszerben adatokat szolgáltatni. Jól láthatjuk, hogy Magyarországnak is meg van adva egy Intrastat kód, azonban amikor az országon belül intéznénk például beszerzést, a termék fizikai mozgása nem kerülne bele az Intrastat naplóba. Ez azért lehetséges, mivel a Vállalatunk beállított Ország-/régiókódja szintén Magyarország (ezt ellenőrizni a Vállalat adatai ablakban tudjuk).  Tehát a rendszer figyelembe veszi a vállalat beállított ország-kódját, és csak a többi Intrastat kóddal ellátott országba/országból történő áruszállítást könyveli le. 

A rendszer a Vevő/Szállító/Ügyfél Ország-/régiókódját veszi figyelembe. Ez azt jelenti, hogyha a Vevő/Szállító/Ügyfél külföldi és egy olyan országból származik, amely Intrastat kóddal rendelkezik, akkor a termék fizikai mozgását rögzíti a naplóban.

Az alábbi példán ezt láthatjuk az első esetben a Vevő Németországi országkóddal rendelkezik, így a vele bonyolított eladás számláján az Intrastat-tranzakció kipipálásra kerül, így az bekerül a naplóba is.

A beszerzési és eladási számlákon a Külkereskedelem gyorslap alatt találhatjuk az intrastathoz kapcsolódó mezőket.

Beszerzési számla:

Eladási számla:

Kitölthető mezők:

• Tranzakciótípus: Itt lehet kiválasztani a tranzakció típusát, például: 11 – végleges értékesítés/eladás. 
• Tranzakció meghatározása: Részletezhetjük a „Tranzakciótípusban” megadott tételt. például: értékesítés vagy beszerzés az ügylet.
• Intrastat-tranz: a csuszka automatikusan aktiválódig, vagy inaktiválódik az országok/régiók kódnak megfelelően.
• Szállítási mód: Megadható a szállítási mód, például: tengeri hajózás.
• Kilépési pont: Meghatározza az Intrastat jelenetések számára azt a kilépési/belépési pontot, ahol a cikkek a kiszállítás során elhagyják az országot/régiót.
• Belépési pont: Meghatározza az Intrastat jelenetések számára azt a belépési pontot, ahol a cikkek a beszállítás során megérkezik az országba/régióba.
• Terület: Az Intrastat jelentéshez meghatározza a vevő, vagy szállító területi információit. Országokra és régiókra vonatkozó információk kiegészítésére szolgál a mező.

5. Intrastat napló sablonok és naplólapok

A naplósablonok alatt van lehetőség a meglévő naplókat megnézni vagy újakat hozzáadni. Ha kiválasztjuk az egyik sablont, rákattintunk a Kapcsolódó fülre és ott kiválasztjuk a Sablonokat, megtekinthetjük az adott sablonhoz tartozó naplólapokat.

Érdemes minden jelentésre kötelezett időszakra létrehozni egy új naplólapot az új gombra kattintással. A jelentés után pedig ajánlott a Jelentett oszlop mezőjének bepipálása, így a jelentés már nem szerkeszthető tovább. A pipa kiszedésével újra szerkeszthetővé válik a naplólap

A menüszalagban a Napló szerkesztésre kattintva elkezdhetjük összeállítani az intrastat jelentést.

Hogyha nem jelennek meg a termékek, a Feldolgozás opciót kiválasztva a Javasolt sorok gombra kattintva tudjuk megjeleníteni azokat:

Ebben a táblázatban az Összeg és a Statisztikai érték a legtöbb esetben megegyezik, azonban, hogyha mellékköltségekkel számolunk, akkor eltérők is lehetnek. Kiszállítás és Beérkezés esetén is az Összeg csak akkor változik, ha Mellékköltségek is szerepelnek az értékek között, és „Szerepel Intrastat-összegben” mező meg van jelölve. A „Statisztikai érték” mező értéke is csak akkor változik, ha Mellékköltségeink is vannak, és a „Szerepel Intrastat stat. értékben” mező ki van pipálva.

A jelentésben a Nettó súly, VTZS/SZJ szám, Szárm. ország/régió az „Intrastat beállítás” menüben beállítottaknak megfelelően a könyvelt dokumentumról, vagy a cikk kartonokról hozza a rendszer. Utólag ezek kézzel módosíthatóak a jelentésben.

Javasolt sorok gombra kattintás után, ha a rendszer érzékeli, hogy van tétel, melyhez nem tud VTSZ/SZJ számot rendelni hibaüzenetet jelenít meg és addig nem készíti el a jelentést, amig a korrekciót el nem végezzük:

Lehetőség van a rendszerből a KSH számára importálható csv. és xlm. fileokat exportálni. Ezeket a Műveletek menüből érjük el:

A KSH számára kötelező adatokat a rendszer a KSH riport exportálásakor ellenőrzi (T_SORSZ; TEKOD; UKOD; RTA; SZAORSZ; KGM; KIEGME; SZAOSSZ; STAERT; PADO). Ha a jelentésben hiányosak az adatok, tiltva van a file export. Példa hiányzó Tranzakciótípus mezőre:

Az egyes mellékköltségekhez tartozó beállításokat a Cikk mellékköltségei táblában ellenőrizhetjük és állíthatjuk be. Itt adhatjuk meg, hogy az „Intrastat-összegben” és/vagy a „Intrastat statisztikai értékben szerepeljen a mellékköltség összege”, de van rá lehetőségünk, hogy egyikbe se számítsuk bele az értékét.