1. Online számla beállítások

Az Online adatszolgáltatás gördülékeny működéséhez elengedhetetlenek az alább felsorolt rendszer-beállítások.

1.1 ONI Beállítás

A keresőből elért ONI Beállítás alatt tudjuk megadni a szolgáltatáshoz szükséges adatokat. Ezek az adatok technikai adatok, beállítása a szolgáltató cég feladata. Kivéve a Pénzügyi képviselő, melynek beállításáról később esik szó.

Amennyiben a vállalat 2020.04.01. előtt is használta az Online adatszolgáltatást az ONI Beállításból ki szükséges törölni a Szoftver jellemzők gyorslapon található adatokat. Majd a menüsávban található Üres beállítások gomb lenyomására a korábban kitörölt adatok automatikusan feltöltődnek a szükséges adatokkal, pár kivétellel, melyek lent kerülnek részletezésre.

Általános gyorslap:

• Online számla használata: A kapcsoló aktiválása esetén elérhető lesz az online számla beküldés.
• Szolgáltatás URL: Az éles rendszer eléréséhez törölni szükséges a „-test” szövegrészt az URL-ből.

Éles rendszer: https://api.onlineszamla.nav.gov.hu/invoiceService/v3

Teszt rendszer: https://api-test.onlineszamla.nav.gov.hu/invoiceService/v3

Beállítások gyorslap:

• Automatikus beküldés könyveléskor: Ha nincsen aktiválva a kapcsoló, akkor feladatvárólistára kerül a beküldés.
• Adószám ellenőrzés (vevő), EU adószám ellenőrzése (vevő), Adószám ellenőrzés (szállító), EU adószám ellenőrzés (szállító) mezők: A vevő kártyán lévő adószámot képes ellenőrizni a rendszer, a számla könyvelésekor, három opció közül választhatunk:
  1. Nincs: Nem végez adószám ellenőrzést
  2. Figyelmeztetés és megerősítés: Az adószám ellenőrzést lefuttatja és hibát talál a rendszer és hibaüzenetet jelenít meg, ha szeretnénk ezek ellenére van lehetőségünk könyvelni és beküldeni a számlát. (a funkció értelme: NAV adatszolgáltatás esetleges szünetelésekor az adószámellenőrzés nem lehetséges, ilyen esetben előfordulhat, hogy az adószám bár helyes, mégis hibát mutat, ekkor a megerősítésünkre a rendszer könyveli és beküldi a számlát. NAV adatszolgáltatásról tájékozódhatunk: https://onlineszamla-test.nav.gov.hu/home kezdőlap – hírek,  http://www.vanenav.hu/ )
  3. Megszakítás: Az adószám ellenőrzést lefuttatja és hibát talál ebben az esetben tiltva van a könyvelés és számla beküldése.
• Alapért. mértékegységkód: Nekünk szükséges beállítani az igényeknek megfelelően.
• Adóértékhatár: 2020. július 1-jétől életbe lépő Online számla változást követően az Adóértékhatár mezőben 0 értéknek szükséges szerepelni.
• Adatszolgáltatás számozása, Token kérés számozása: Szükséges felvenni számozási köröket, maximum 20 karaktert adhatunk meg és nem tartalmazhat speciális karaktereket. Csak számokat és betűket használjunk megadásakor!
• Az ONI Beállítás gyorslap alatt van lehetőség a Pénzügyi képviselő felvételére, abban az esetben, ha vállalat nevében EGYKE nyomtatványon a személy be van jelentve.

Fontos: Az ONI Beállításokat úgy tudjuk tesztelni, hogy helyesek-e, hogy a vevő kártyán lefuttatjuk az adószám ellenőrzését, amennyiben sikeresen lefut az ONI Beállítások helyesek.

1.2 ONI felhasználók beállítása

Az Adó és Vámhatósági regisztrációt követően kell az ONI felhasználó beállítása táblát, a regisztráció során kapott adatokkal feltölteni.

Az Alapértelmezett felhasználó mező jelölésének opciói:

• Üres a mező értéke, ha a rendszerbe bejelentkezett és a számlát kibocsátó felhasználó küldi be a számla adatokat. Több felhasználó felvételének esetében az online számla felületre az adott felhasználó nevével töltődik fel a számla, így ellenőrizhető lesz a NAV online számla felületén, hogy az adott számlát ki küldte be. A felhasználónkénti visszakövethetőség nem lehetséges, ha csak egy alapértelmezett felhasználót állítunk be. Abban az esetben, ha nem a táblában definiált felhasználóval dolgozunk, akkor az alapértelmezett felhasználóval kerülnek feltöltésre a számlák a NAV rendszerébe. Ebben az esetben minden felhasználót be kell rögzíteni az Online számla felületére Technikai felhasználónak.
• Nem üres a mező értéke, ha a cégen belül egy technikai felhasználó adataival történik az adatszolgáltatás. Ebben az esetben az Alapértelmezett felhasználó mező jelölése kötelező!  Fontos, hogy egyszerre csak egy alapértelmezett felhasználó lehet megjelölve!

Adószám mező:

• Abban az esetben, ha a vállalat rendelkezik csoportos adószámmal, akkor a NAV rendszerében azzal kell regisztrálni, majd a felületen az első 8 karaktert rögzíteni.
• Ha a vállalat nem rendelkezik csoportazonosító számmal, abban az esetben a normál Adószámmal kell regisztrálni, majd az első 8 karakterét rögzíteni az Online számla felhasználó beállítás táblában.
• A megadott adószám egyezzen a Vállalat adatai menüpontban megadott adószámmal.

1.3 Áfakönyvelési mátrix beállítása

Az Online adatszolgáltatáshoz szükséges az Áfakönyvelési mátrixban megjelölni azon kombinációkat, melyekkel kapcsolatban bevallási kötelezettség léphet fel. Ezt az alábbi módon lehet megtenni:

Az Áfakönyvelési mátrix beállítása táblában ki kell választani a tételeket, majd meg kell nyitni a karton nézetet a Szerkesztés menüponttal.

A felugró Áfakönyvelési mátrix karton nézeten az „Online számla” gyorslapon be kell állítani az Ádó mérték típusát és Adómérték kódját és amennyiben releváns a Különbözet szerinti adózás jogcímet.

• Üres érték: Nem belföldi Áfa-ügyletek esetén.
• Áfa%: Belföldi adóalany esetén az Áfa mértékének megjelenítésére szolgáló mező. Minden olyan esetben Áfa%-ra kell állítani a mező értékét, amikor az Áfa mértéke 0-tól eltérő, és szerepeltetni kell az adatszolgáltatásban. Pl. Áfa-ügyletkönyvelési csoport: Belföld, Áfa-termékkönyvelési csoport 27.
• Áfa tv. hatályon kívüli: Minden hatályon kívüli ügylet esetén szükséges a mező Áfa tv. hatályon kívüli állítása. Pl.: A KEREKÍTÉS áfa-termékkönyvelési csoporthoz is ezt rögzítsük.
• Adómentesség: az adómentességet az Áfazáradék kód mezőn kívül az Adómentesség jelölése mezőben is tölteni kell. A szöveg az áfazáradéknak feleltethető meg maximum 50 karakter megadásának a lehetőségével. Ezt követően az Áfa típusa mezőben kell kiválasztani az Adómentes opciót.
• Belföldi fordított adó: Fordított adózás alá eső tételek esetén a mező értékét Belföldi fordított adózásra kell állítani. Ebben az esetben az Áfazáradék- kód kitöltése kötelező!
• Különbözet szerinti adózás: A különbözeti adózás speciális adózási mód. Amennyiben a felsorolt tevékenységhez kapcsolódó szolgáltatás végez, akkor az adómérték típusa Különbözet szerinti adózás lesz. A választható opciók a következők:
  1. Utazási irodák - utazásszervezés
  2. Használt cikkek - használt cikkek értékesítése (pl. autó)
  3. Műalkotások - műalkotások értékesítése
  4. Régiségek - gyűjtemények és régiségek értékesítése

A fent említett Adómérték típusokat és Adómérték kódokat az Adómértékek listában (a keresőbe írjuk be: Adómértékek) fel kell tölteni a rendelkezésre álló lehetőségekből választva, azokat, amelyek a cég életében előfordulhatnak. Az Adómértékek listában a felvett kombinációkhoz kötelezően meg kell adni egy leírást (a mellékelt képen szereplő példától el lehet térni). 

A NAV által meghatározott lehetőségek, kombinációk a következők:

A NAV által meghatározott lehetőségekről, kombinációkról az alábbi leírásban tudunk tájékozódni (API dokumentáció), az új tételekkel célszerű bővíteni a listát:   https://onlineszamla-test.nav.gov.hu/dokumentaciok

Fontos: A 2.0-ban beállított Áfa könyvelési mátrixot felül kell vizsgálni, az Adómentes és az Áfa tv. hatályon kívüli kombinációkat az új kiegészítő kóddal (Adómérték kód) fel kell tölteni.

Fontos: Az Adómérték típusok és Adómérték kódok beállítását még az Áfa könyvelési csoportok ONI beállítása előtt végezzük el, különben hibára fut a beállítás.

1.4 Áfa-ügyletkönyvelési csoport beállítása

A fent említett beállításokat követően az Áfa-ügyletkönyvelési csoportban is meg kell jelölni az Online számla kötelezett sorokat, az Bevallásra kötelezett mező pipálásával.

1.5 VTSZ/SZJ számok tábla típusainak megadása

A NAV felé történő adatszolgáltatás egyik feltétele, hogy megfelelő termékkódok kerülnek beküldésre.

Amennyiben a VTSZ/SZJ- számok mező nincs kitöltve a Cikken, a rendszer automatikusan a Saját termék típusról szolgáltat adatot. A termékkód értéke automatikusan a cikkszám.

Ha szükség van a termék besorolására a fent említett kódok egyikébe, a VTSZ/SZJ- számok táblában az új Típus (Online számla) oszlop ad erre lehetőséget. Helytelenül paraméterezett VTSZ/SZJ számok esetén az adatszolgáltatás érvénytelen! ONI típus mezőt ki kell töltenünk a megfelelő kóddal.

Fontos: A amennyiben a bizonylat során manuálisan módosítjuk a Cikkekhez tartozó VTSZ/SZJ sorszámot, akkor a rendszer azt veszi figyelembe. Illetve, ha üresen hagyjuk, akkor a cikk saját kódját tölti ki termékkódként.

1.6 Mértékegységek

A mértékegységeket szintén az Adóhatóság elvárásai alapján kell megadni. Az ONI típusban az Adóhatóság által megadott mértékegységek szerepelnek. Azon mértékegységeket, amelyek nem szerepelnek a listában az OWN típust kell választani.

1.7 EU adószám ellenőrző szolgáltatás

Engedélyezni kell az EU adószám ellenőrző szolgáltatás funkciót. A számla könyvelésekor automatikusan végzi az adószám ellenőrzését. Ha engedélyezve van, akkor a vevőkartonon el tudjuk végezni az EU-s adószámok ellenőrzését adatbevitelkor is. A funkció eléréséhez keressünk rá a kereső mezőben.

1.8 Feladatvárólista-tételek

A feladat várólista tételek közé szükséges felvennünk a „42019157”-es objektumot. Ez biztosítja, hogy könyveléskor a számlák beküldésre kerüljenek, valamint visszaigazolást kér, hogy helyes-e a NAV-hoz beküldött számla és elfogadásra került a NAV álltal. Továbbá a funkció segítségével lehetőségünk van a beküldést és a visszaigazolást az éjszakai órákra időzíteni. Ez akkor célszerű, ha tömegesen töltenénk fel számlákat, mely akadályozná a rendszer működéséta az aktív munkaórákban.

Keresőben keressünk rá a feladat várólistára és nyissuk meg:

Vegyünk fel egy új Feladatvárólista kartont tételt és töltsük ki az igényeinknek megfelelően:

Ha végeztünk a beállításokkal utolsó lépesben kattintsunk rá a Feldolgozás -> Állapot készreállítása funkcióra:

Fontos: A Feladatvárólista-tétel felvételét megelőzően be kell állítani az ONI beállítást az 1.1 ONI Beállítás fejezetben. 

1.9 Vevő karton beállítás

1.9.1 Adószámok rögzítése

A megfelelő adatszolgáltatás feltétele, hogy a vevő kartonokon a megfelelő adószámok a megfelelő mezőkben legyenek feltüntetve! Az Adószám mezőben a magyar adószámnak, a Közösségi adószám mezőben az EU-n kívüli és az EU-n belüli partnerek adószámát, a Csoportazonosító szám mezőben pedig a csoportos adószámnak kell szerepelnie!

Az Adószámok rögzítésére szabályok vonatkoznak: az első 8 számjegy után kötőjel, majd a középső számjegy majd megint kötőjel, végül az utolsó két számjegy.

Minta: 11111111-1-11

Az Adószám, valamint a Közösségi adószám mezőben a három pontra kattintva előugrik egy ablak, melyben lehetőségünk van az adószámok helyességét ellenőrizni. A funkció csak akkor fut le, ha helyesen végeztük el a beállításokat az 1.1 ONI Beállítás és 1.7 EU adószám ellenőrző szolgáltatás fejezetekben.

1.9.2 Fizetési mód

A Fizetési mód megadása az adatszolgáltatásra kötelezett tételek esetén kötelező, így először az összes fizetési módhoz hozzá kell rendelni egyet a Fizetési típus (Online számla) mező opciói közül.

Ezt követően a Vevő karton Fizetések gyorslapján ki kell választani a megfelelő fizetési módot, a Fizetési mód kódja mezőben.

1.9.3 Számlázásicím azonosító

A Számlázásicím azonosító mező kitöltése (cím részleteinek megadása) nem befolyásolja az adatszolgáltatást. A cím adatok alapértelmezetten a vevő karton cím adataiból kerülnek be az eladási bizonylatokra, és így az adatszolgáltatásba. 

1.9.4 Vevő karton beállítása, vevők csoportosítása

Vevő ÁFA státusz beállítása (vevő csoportok):

• Belföldi ÁFA alany: Pl.: gazdasági tevékenységet végző társaság, egyéni vállalkozás, adószámos magánszemély, társasház, egyesület, alapítvány. Itt a lényeg a gazdasági tevékenység végzésén van. Ebben az esetben a vevőnek rendelkeznie kell adószámmal, mivel gazdasági tevékenységet csak bejelentkezést követően végezhet. A rendszer könyvelés előtt ellenőrizni fogja, hogy az Adószám mező kitöltésre került-e.
• Nem ÁFA alany: pl.: magánszemély amennyiben a vevő nem végez gazdasági tevékenységet (vagy ha végez is, de az adott ügyletnél nem, mint adóalany jár el). Tehát itt a legfontosabb, hogy a vevő magánszemély minőségben jár el. Fontos, hogy itt nem csupán a magyar magánszemélyre kell gondolni, hanem a külföldi magánszemélyekre is. Az adatszolgáltatásba nem kerülnek be a vevői adatai, amennyiben adószám meg lett adva akkor sem veszi figyelembe a rendszer.
• Egyéb: Pl.: közösségi adóalany, nem közösségi adóalany, nem adóalany szervezetek. 
  1. Nem ÁFA alany, nem természetes személy: A mezőt akkor kell beállítani, ha a vevő nem ÁFA alany, és nem is természetes személy. Ilyenek például a gazdasági tevékenységet nem folytató egyesületek, alapítványok, társasházak. Ez a mező csak akkor állítható be, ha a Vevő ÁFA státusz mező értéke Egyéb.

A vevő kartonokon a Vevő ÁFA státusz mező feltöltésére tömegesen is van lehetőség, a Vevő ÁFA státusz beállítása riport segítségével.

A riporton a megfelelő státusz mellett meg kell adni azt az Áfa-ügyletkönyvelési csoportot, amellyel rendelkező vevőt az adott státuszra be szeretnénk állítani.

Pl.: Belföldi ÁFA alany mellett, ha beállítjuk a BELFOLD|KATA|KIVA (illetve a rendszerünkben megadott megfelelő kódot) Áfa-ügyletkönyvelési csoportot, akkor minden vevő karton, amelyen ez az Áfa-ügyletkönyvelési csoport van megadva Belföldi ÁFA alany beállítást fog kapni, illetve minden nyitott bizonylata is.

Ha ugyan ezeket a kódokat (BELFOLD|KATA|KIVA) adjuk meg a Nem ÁFA alany opció mellett, akkor minden ezzel az Áfa-ügyletkönyvelési csoporttal rendelkező vevő, amelyen az Adószám mező üres megkapja a Nem ÁFA alany opciót.

A feltöltés után szúrópróba szerűén érdemes ellenőrizni a vevők beállítását!

1.10 Adatszolgáltatás folyamata

1.10.1 Eladási számla létrehozása & Online számla gyorslap

Az Eladási számlák létrehozásának és könyvelésének alapvető folyamatai nem változnak. Eladási számla készítése során az Online számla gyorslapon tudjuk megadni a következő adatokat.

• Bevallásra nem kötelezett: Abban az esetben kell átbillenteni a csúszkát, ha a vevő magánszemély, vagy nem kell riportálni a számlált.
• Önszámlázás: Abban az esetben, ha saját magunknak állítjuk ki a számlát az eladó nevében. Ezt a beállítást a Szállító kartonon is megtudjuk tenni.

Szállító kartonon a funkció elérése:

Szállító beállításai:

• Előzményszámla száma: Ha manuálisa hozunk létre jóváíró számlát és hivatkozni kell a előzményszámla számára.
• Számla formája: Lehet Papír, Elektronikus, EDI

A bizonylatokon továbbá lehetőségünk van felülbírálni a kartonokról automatikusan hozott adatokat.

1.10.2 ONI bevallási lista

A könyvelést követően a belföldi tételek az újonnan létrehozott ONI bevallási lista oldalon tekinthetők meg:

Az ONI Bevallási lista Állapot oszlopában láthatjuk, hogy a számla beküldésre került-e, ha igen, akkor a státusz sikeres visszaigazolás. 

Ha sikertelen a beküldés a hibaüzenetet a bevallás számára kattintva láthatjuk. Itt láhatjuk a számla beküldésével kapcsolatos egyéb információkat is:

A Szerepkörök főoldalra célszerű kitenni a feladatok listáját, így láthatjuk, hogyan áll az adatszolgáltatás és ha vannak hibáink akkor mik azok:

1.11 Rendszerben nem szereplő számlák jóváírása

Új funkcióként került a rendszerbe a nem a rendszerből kiállított vagy manuálisan az Online számla felületére feltöltött számlák Business Central-ból való jóváírásának a lehetősége.

Eladási jóváírás készítése során a megszokott módon kerüljön kitöltésre a számla fej és sor adatai is.

Az Online számla gyorslapon található Előzmény számla száma mezőbe kézzel szükséges beírni a korábban beküldésre került számlának a számát.

A korábban beküldött számla száma az Online számla felület, Kimenő számlák menüben található meg.

A könyvelés gomb lenyomását követően a számla beesik az ONI bevallási listába, ahol a számla beküldésre kerül.