1. Pénztár

A leírás részletes betekintést ad a Business Central rendszerben elérhető Pénztár funkció használatához.

A Pénztár funkció rugalmas és egyben átlátható megoldást nyújt azoknak a vállalkozásoknak, amelyeknek üzleti folyamataiban szerepet kap a készpénzmozgás. A Pénztár funkció használatával lehetőség van önálló pénztár bizonylatok, illetve készpénzes eladási vagy beszerzési számlák kiállítása során automatikusan létrehozott és kapcsolt pénztár bizonylatok kiállítására. 

A megoldás a következő funkciókat tartalmazza:

  • Pénztár funkciók beállítása
  • Pénztárak / Pénztár számlák kezelése
  • Pénztári jogosultságok meghatározása
  • Pénztár bizonylatok kiállítása és nyomtatása
  • Pénztáridőszakok és pénztárjelentések kezelése
  • Pénzmozgások könyvelése

1.1 Általános beállítások


A Pénztár helyes beállításához és az integráció biztosításához szükség van a következő általános BC törzsadatok létrehozására:

Bankszámlák: a Pénztárral kapcsolatos pénzmozgások analitikáját és az automatizált könyvelési feladásokat a BC Bankszámlakezelés funkciója biztosítja. Pénztáranként szükséges egy-egy Bankszámla kartont létrehozni.


A Bankszámla kartonon beállított Bankszámla-könyvelési csoport fogja meghatározni a pénztár főkönyvi kapcsolatát.

Pénztáranként szükséges létrehozni egy-egy Főkönyvi naplólapot. A Főkönyvi naplólapokat származtathatjuk egy erre a célra létrehozott Főkönyvi naplósablonból.

A keresőben rá kell keresni a Főkönyvi naplósablonokra, majd létrehozni a Pénztár naplót.



A Főkönyvi naplólapokat a NAVIGÁLÁS menü Naplólapok funkciójával tudjuk létrehozni. A Főkönyvi naplólap beállításaiban az Ellenszámla típusa legyen Bankszámla, az Ellenszámla száma pedig legyen az előző lépésekben a pénztár céljára létrehozott Bankszámla kód.



Számozási körök: A pénztár bizonylatok sorszámozásához szükség lesz az erre a célra létrehozott Számozási körök kialakítására. A keresőbe be kell írni, hogy számozási körök. Ezt követően létre kell hozni a kívánt számozási struktúrát.


1.2 Pénztár beállítások

A Pénztár beállításokat a keresőbe beírva érhetjük el.



A Pénztár beállítások ablakban a következő paraméterek megadására van lehetőség:

Létrehozás eladási számlából: használatával szabályozható, hogy Eladási Számla könyvelésénél automatikusan létrejöjjön-e az Eladási számlához kapcsolt pénztár bizonylat. Az opció használatának előfeltétele, hogy az Eladási Számlán alkalmazott Fizetési mód beállítása megkövetelje a pénztár használatát (Pénztár használata – aktív legyen). 
 
Lásd Fizetési módok.




Pénztár napló automatikus könyvelése: aktiválásával a Pénztár bizonylat lezárásának hatására, a bizonylat pénzügyi tartalma automatikusan feltölti a pénztárszámlához beállított Főkönyvi naplót. A kapcsoló aktiválásával a létrehozott naplótétel automatikusan könyvelésre kerül. Amennyiben ez a beállítás nincs bekapcsolva, úgy a pénztárnaplóba létrehozott tételek utólagosan módosíthatók. 


Létrehozás eladási jóváírásból: aktiválásával szabályozható, hogy Eladási Jóváírás könyvelésénél automatikusan létrejöjjön-e az Eladási Jóváíráshoz kapcsolt pénztár bizonylat. Az opció használatának előfeltétele, hogy az Eladási Jóváíráson alkalmazott Fizetési mód beállítása megkövetelje a pénztár használatát (Pénztár használat – aktív legyen), lásd feljebb.


Felhasználó ellenőrzés: aktiválásával Pénztár bizonylatot csak a pénztárhoz rendelt felhasználó zárhatja le. Lásd később a Pénztár felhasználói jogosultságok beállításánál.

 

Létrehozás beszerzési számlánál: aktiválásával szabályozható, hogy Beszerzési számla könyvelésénél automatikusan létrejöjjön-e a Beszerzési számlához kapcsolt pénztár bizonylat. Az opció használatának előfeltétele, hogy az Beszerzési számlán alkalmazott Fizetési mód beállítása megkövetelje a pénztár használatát (Pénztár használat – aktív legyen), lásd feljebb.

 

Létrehozás beszerzési jóváírásnál: aktiválásával szabályozható, hogy Beszerzési jóváírás könyvelésénél automatikusan létrejöjjön-e az Beszerzési jóváíráshoz kapcsolt pénztár bizonylat. Az opció használatának előfeltétele, hogy az Beszerzési jóváíráson alkalmazott Fizetési mód beállítása megkövetelje a pénztár használatát (Pénztár használat – aktív legyen), lásd feljebb.

 

Pénztár bizonylat nyomtatása lezárásnál: aktiválásával a Pénztár bizonylat lezárása automatikus Pénztár bizonylat nyomtatást kezdeményez. Amennyiben a beállítás nem aktív, akkor a Lezárt pénztár bizonylatok listájából lehetőségünk van utólagos nyomtatásra.

 

Azonos számlatípus: aktiválásával a pénztár bizonylat soraiban a fejlécben megadott Számlatípust és számlaszámot fogja felajánlani a rendszer, fejben és a sorokban megadott számlatípus nem térhet el egymástól. (kivételt képeznek a kerekítés jellegű, automatikusan létrehozott tételsorok)


1.3 Címletezési egységek


Amennyiben a pénztárzárás során szükséges a készpénzállomány pontos, címletenként történő megjelenítése, úgy szükséges meghatároznunk az adott pénznemhez tartozó címleteket.

A Címletezési egységek ablakban a következő részleteket tudjuk meghatározni:



Pénznemkód: amennyiben az alapértelmezett helyi pénznemre (SPN) vonatkozik a címletbeállítás, úgy a Pénznemkód mező üresen marad. Minden ettől eltérő esetben az adott devizához tartozó Pénznemkódot kell beállítani.

Címlet: a Címletezési egység azonosítója.

Szorzó: az az egység, amelyet majd a címletezés során a rendszer megszoroz a megadott darabszámmal.

Megnevezés: az időszaki pénztárösszesítőn megjelenő címletszimbólum.


1.4 Pénztár beállítása lista


A Pénztár beállítása lista ablak használatával elérhetőek a már létrehozott pénztárak, illetve új pénztárakat tudunk létrehozni.

A megfelelő pénztár kijelölése után az ablakon található menüfunkciók segítségével megtekinthetjük vagy szerkeszthetjük az adott pénztárhoz tartozó beállításokat.



A Pénztár beállítása ablakban a következő részleteket tudjuk meghatározni:

Kód: a pénztár egyedi azonosítója.

Név: a pénztár megnevezése.

Név2: a pénztár további megnevezése, amennyiben nem elegendő a Név mező hossza.

Keresőnév: a Név mező kitöltése estén automatikusan létrejövő, a keresésekhez jobban használható, egységesen nagybetűs megnevezés.

Lezárva: aktiválása esetén nem állítható ki újabb pénztár bizonylat. 

Pénznem kód: a pénztárhoz beállított pénznem. A vállalat alappénzneme (SPN) esetén üresen marad.

Iktatási számozási kör: a pénztárban iktatott, még lezáratlan bizonylatok sorszámozásához használt Számozási kör azonosítója.

Bevételi pénztár bizonylat számozása: lezárt bevételi pénztár bizonylatok sorszámozásához használt Számozási kör azonosítója.

Kiadási pénztár bizonylat számozása: lezárt kiadási pénztár bizonylatok sorszámozásához használt Számozási kör azonosítója.

Naplóminta név: annak a naplósablonnak az azonosítója, amelyet a naplótételek létrehozásához fog használni a rendszer pénztár bizonylat lezárását követően. 

Naplólap név: a Naplómintában kiválasztott naplósablonhoz tartozó naplólapnak az azonosítója, amelyet a naplótételek létrehozásához fog használni a rendszer pénztár bizonylat lezárását követően. 

Egyenleghatár ellenőrzése: 

  • None – a rendszer nem ellenőrzi az adott pénztár egyenlegét
  • Maximum - ellenőrzi a rendszer, hogy elérte-e az adott pénztár a maximális egyenleget


Max. egyenleg: a pénztárban tárolható maximális pénzkészlet.

Címletezés kötelező: amennyiben az időszaki pénztárjelentéseken kötelezően meg kell jeleníteni a pénzkészlet címletezését, úgy aktíválni kell ezt a beállítást. Fontos, hogy a címletezés megfelelő működése érdekében a kívánt működés kerüljön beállításra a pénztáridőszak megnyitása előtt (lásd később a pénztáridőszakok nyitásánál)

Pénztárzárási időszak: a nyitott pénztáridőszakokba maximálisan rögzíthető napok száma, amelyet új pénztár bizonylat készítése előtt ellenőriz a rendszer. Amennyiben a nyitott pénztáridőszakban létező napok száma eléri az itt beállított értéket, úgy a pénztár bizonylat kiállítása csak abban az esetben lehetséges, ha az időszakot lezárjuk és a szabályoknak megfelelően újat nyitunk. Választható értékek: Nem kötelező, Naponta, Hetente, Havonta, Évente

Pl.: ha a nyitás dátuma 2019.01.01, a zárási időszak Hetente, akkor csak 2019.01.01-tól 2019.01.07-ig lehet pénztár bizonylatot rögzíteni. Az időszakokat a NAV standard módon számítjuk.

Könyvelés csak a mai napon: pénztár bizonylat csak a mai nappal egyező Bizonylatdátummal állítható ki.

Negatív egyenleg figyelése:

  • Nincs – a rendszer nem ellenőrzi az adott pénztár egyenlegét.
  • Figyelmeztetés – a rendszer figyelmeztető üzenetet jelenít meg, ha a kiállított aktuális bizonylat a hozzá tartozó pénztár egyenlegét negatív összegre változtatná meg.
  • Hiba - a rendszer hibaüzenetet jelenít meg, ha a kiállított aktuális bizonylat a hozzá tartozó pénztár egyenlegét negatív összegre változtatná meg, a hibaüzenet megakadályozza a pénztár bizonylat lezárását.

Kerekítési pontosság: megadható a legkisebb használható címletnek megfelelő kerekítési érték. A kerekítési pontosság beállításának hatására a rendszer kerekítési tételsort fog létrehozni azon bizonylatok esetében, ahol a kerekítési szabályok következtében különbözettel kell számolni.

Tartozik kerekítési jogcímkód: a jogcímkódok között definiált kerekítési különbözet azonosítója. A kerekítési pontosság hatására számolt különbözetek ezen jogcímkódon keresztül kerülnek könyvelésére.

Követel kerekítési jogcímkód: a jogcímkódok között definiált kerekítési különbözet azonosítója. A kerekítési pontosság hatására számolt különbözetek ezen jogcímkódon keresztül kerülnek könyvelésére.

Alapértelemezett Dimenziók: a pénztárhoz hozzárendelhetők alapértelmezett Dimenziók, amely a NAVIGÁLÁS menüből érhető el.


1.5 Jogcímkódok


A pénztár bizonylatok rögzítésekor nagyfokú segítséget ad, ha a jogcímtörzs ki van töltve. A jogcímek használatával a pénztárosnak nem kell tisztában lennie a bizonylat kontírozásával, hanem csak az előre meghatározott gazdasági eseményt kell kiválasztania a listából. Egy-egy jogcímhez megadhatunk főkönyvi számokat, illetve egyéb törzsadatot is, mint ÁFA beállítás vagy alap dimenzió kódok. A rögzített pénztár bizonylat a jogcímhez kapcsolt paraméter adatokkal kerül át a pénztárhoz definiált főkönyvi naplóba. A jogcímkód kiválasztásával a megadott könyvelési csoportokat emeli be a rendszer a sorba. Azonban ezek a csoportok a pénztár bizonylat sorában ezután szabadon megváltoztathatók.


1.6 Pénztár felhasználó jogosultságok



Amennyiben a Pénztár beállítása lapon a Szigorú felhasználó ellenőrzés be van kapcsolva, úgy csak azok a Felhasználók tudnak pénztári tevékenységet folytatni, akiket a Pénztár felhasználó jogosultságok lapon nevesítünk. Felhasználónkként egy Alapértelmezett pénztárat tudunk beállítani pénznemenként.


1.7 Jelentéskiválasztás -  Pénztár

A pénztár bizonylat nyomtatáshoz használt elrendezést mind a Kiadási mind a Bevételi pénztár bizonylathoz be kell állítani. Az erre a célra fejlesztett sablon kódját (42018094) a Jelentésazonosító mezőben lehet kiválasztani.


1.8 Pénztár - pénztáridőszak nyitás/zárás lépései

Bevételi és kiadási bizonylatokat csak akkor lehet rögzíteni, ha a Pénztár kartonhoz létezik nyitott pénztáridőszak. Az időszakok kezelése a Pénztár lapon elérhető Időszak nyitás és Időszak zárás funkciókkal oldható meg. Időszak nyitása akkor lehetséges, ha még nincs egyéb nyitott időszak létrehozva a pénztárhoz, illetve a nyitási dátum időben nem előzi meg az előző időszak zárási dátumát.

1.9 Pénztári időszak címletezése


Azt, hogy egy adott időszakban milyen címletek fordultak elő úgy tudjuk megtekinteni, hogy kiválasztjuk a vizsgálni kívánt időszakot, majd az Időszak fület lenyitva, a Címletezésre kattintunk. Ekkor megjelenik a Pénztári időszak címletezése darabszámra lebontva.


1.10 Pénztár bizonylatok rögzítése


Bevételi- illetve Kiadási pénztár bizonylatok kiállítása a Pénztárak lapon az Új gomb alatt érhetőek el.




A megfelelő pénztár kijelölése után a laphoz tartozó szalagmenün elérhető Bevételi bizonylat vagy Kiadási bizonylat funkciókkal nyitható meg az új bizonylat.



A pénztárhoz beállított számozási körből a rendszer automatikusan betölti a következő sorszámot az Iktatószám mezőbe, valamint kitölti a Pénztár kódot is.

A Számlatípusnál a következő lehetőségek közül lehet választani: Főkönyvi számla, Vevő, Szállító, Alkalmazott. A kiválasztott Számlatípustól függően lehet értéket választani a Számlaszám mezőbe. A Név és Adószám mezők automatikusan kitöltődnek, amennyiben léteznek a partner adatlapján.

A pénztár bizonylat sorokba rögzíthetjük a pénzmozgást:

Jogcímkód: a feltöltött törzs alapján használható

Számlatípus: választható opciók a Főkönyvi számla, Vevő, Szállító, Alkalmazott típusok. Ha be van állítva jogcímkódhoz, akkor automatikusan töltődik.

Számlaszám: a konkrét számla vagy partner száma. Ha be van állítva jogcímkódhoz, akkor automatikusan töltődik.

Kiegyenlítő bizonylat szám: fizetés esetében a partner biz. száma

Megnevezés: a pénzmozgás megnevezése. Ha be van állítva jogcímkódhoz, akkor automatikusan töltődik.

Összeg: bevételezett/kiadott pénzösszeg

A pénztár bizonylat a menüszalagon található Lezár / Lezár és Nyomtat funkciókkal véglegesíthető.



A Pénztáraknál felvett Bevételi vagy Kiadási bizonylatokat a Bevételi pénztár bizonylat lista vagy Kiadási pénztárbizonylat lista alatt találjuk meg.


1.11 Pénztárnapló- tételek szerkesztése


Amennyiben a Pénztár úgy van beállítva, hogy lezárás esetén ne végezze el a főkönyvi feladást, lehetőség van a létrehozott naplótételek bizonyos mértékű módosítására.

 

Ezen módosításokat a Főkönyvi naplók alatt érjük el.


1.12 Megkezdett pénztár bizonylatok


A megkezdett, de még le nem zárt pénztár bizonylatokat a keresőbe beírva tudjuk elérni.

 

 

A menüszalagon elérhető Műveletek funkciót választva lehetőség van a megkezdett bizonylat módosítására, továbbá a Lezár/Lezár Nyomtat funkciót választva véglegesíthető a bizonylat.

 

 


1.13 Lezárt pénztár bizonylatok, újra nyomtatása


A lezárt pénztár bizonylatokat a keresőből tudjuk elérni. 

 

Innen van lehetőségünk van a lezárt bizonylat megtekintésére és újranyomatatására.

1.14 Fizetési módok változása

A könyvelési módokhoz hozzá tudjuk rendelni a Pénztár használata funkciót. Ezt beállítani a Fizetési módok táblában, a táblázat Pénztár használata oszlopában tehetjük meg. Fontos megjegyezni, hogyha az egyes fizetési módszerekhez hozzárendeljük ezt a funciót (a négyzetet kipipáljuk), akkor azt a Beszerzési vagy Eladási bizonylatot amelyen az adott fizetési mód kiválasztásra került, csak akkor lehet könyvelni, ha Pénztár kódot is választunk a bizonylaton. Ezenkívül a könyvelés előtt a dátumokat (Könyvelési dátum, Bizonylat dátum, Fizetési határidő) figyelni kell, csak azonos dátumok megadása esetén engedhető meg a könyvelés.

 

  

1.15  Időszaki pénztárjelentés:

Az adott pénztáron állva a jelentés menüpont alatt elérhető az időszaki pénztárjelentés.

 

 

A pénztárjelentés lekéréséhez az alábbi felugró táblát kell kitölteni a pénztárjelentésben látható kívánt adatokkal.

 

 

 

A jelentésen az adott időszakra vonatkozó tranzakciókat látjuk.