1. Pénztár beállítása
A leírás részletes betekintést ad a Business Central rendszerben elérhető Pénztár funkció használatához.
A Pénztár funkció rugalmas és egyben átlátható megoldást nyújt azoknak a vállalkozásoknak, amelyeknek üzleti folyamataiban szerepet kap a készpénzmozgás. A Pénztár funkció használatával lehetőség van önálló pénztár bizonylatok, illetve készpénzes eladási vagy beszerzési számlák kiállítása során automatikusan létrehozott és azonnali kiegyenlítéssel létrehozott pénztár bizonylatok kiállítására.
A megoldás a következő funkciókat tartalmazza:
Pénztár funkciók beállítása
Pénztárak / Pénztár számlák kezelése
Pénztári jogosultságok meghatározása
Pénztár bizonylatok kiállítása és nyomtat
Pénztáridőszakok és pénztárjelentések kezelése
Pénzmozgások könyvelése
1.1 Általános beállítások
A Pénztár helyes beállításához és az integráció biztosításához szükség van a következő általános BC törzsadatok létrehozására:
Bankszámlák: a Pénztárral kapcsolatos pénzmozgások analitikáját és az automatizált könyvelési feladásokat a BC Bankszámlakezelés funkciója biztosítja. Pénztáranként szükséges egy-egy Bankszámla kartont létrehozni.
A Bankszámla kartonon beállított Bankszámla-könyvelési csoport fogja meghatározni a pénztár főkönyvi kapcsolatát.
Amennyiben a valutapénztárt átlagárfolyam alapján kell kezelni, az Értékelés módjánál az átlag opciót szükséges kiválasztani.
Pénztáranként szükséges létrehozni egy-egy Főkönyvi naplólapot. A Főkönyvi naplólapokat származtathatjuk egy erre a célra létrehozott Főkönyvi naplósablonból.
A keresőben rá kell keresni a Főkönyvi naplósablonokra, majd létrehozni a Pénztár naplót.
A Főkönyvi naplólapokat a NAVIGÁLÁS menü Naplólapok funkciójával tudjuk létrehozni. A Főkönyvi naplólap beállításaiban az Ellenszámla típusa legyen Bankszámla, az Ellenszámla száma pedig legyen az előző lépésekben a pénztár céljára létrehozott Bankszámla kód.
Számozási körök: A pénztár bizonylatok sorszámozásához szükség lesz az erre a célra létrehozott Számozási körök kialakítására. A kereső segítségével navigáljunk el a Számozási körökhöz. Ezt követően létre kell hozni a kívánt számozási struktúrát az iktatott, bevételi és kiadási pénztárbizonylatokhoz:
1.2 Pénztár beállítások
A Pénztár beállításokat a kereső segítségével érhetjük el.
A Pénztár beállítások ablakban a következő paraméterek megadására van lehetőség:
1. Felhasználó ellenőrzés: aktiválásával Pénztár bizonylatot csak a pénztárhoz rendelt felhasználó kezelheti. Lásd később a Pénztár felhasználói jogosultságok beállításánál.
2. Azonos számlatípus: aktiválásával a pénztár bizonylat soraiban a fejlécben megadott Számlatípust és Számlaszámot fogja felajánlani a rendszer, a fejben és a sorokban megadott számlatípus nem térhet el egymástól. (kivételt képeznek a kerekítés jellegű, automatikusan létrehozott tételsorok)
3. Létrehozás eladási számlából: aktiválásával szabályozható, hogy Eladási Számla könyvelésénél automatikusan létrejöjjön-e az Eladási számlához kapcsolt pénztár bizonylat. Az opció használatának előfeltétele, hogy az Eladási Számlán alkalmazott Fizetési mód beállítása megkövetelje a pénztár használatát (Pénztár használata – aktív legyen).
4. Létrehozás eladási jóváírásból: aktiválásával szabályozható, hogy Eladási Jóváírás könyvelésénél automatikusan létrejöjjön-e az Eladási Jóváíráshoz kapcsolt pénztár bizonylat. Az opció használatának előfeltétele, hogy az Eladási Jóváíráson alkalmazott Fizetési mód beállítása megkövetelje a pénztár használatát (Pénztár használat – aktív legyen), lásd feljebb.
5. Létrehozás beszerzési számlából: aktiválásával szabályozható, hogy Beszerzési számla könyvelésénél automatikusan létrejöjjön-e az Beszerzési számlához kapcsolt pénztár bizonylat. Az opció használatának előfeltétele, hogy az Beszerzési számlán alkalmazott Fizetési mód beállítása megkövetelje a pénztár használatát (Pénztár használat – aktív legyen), lásd feljebb.
6. Létrehozás beszerzési jóváírásból: aktiválásával szabályozható, hogy Beszerzési jóváírás könyvelésénél automatikusan létrejöjjön-e az Beszerzési jóváíráshoz kapcsolt pénztár bizonylat. Az opció használatának előfeltétele, hogy az Beszerzési jóváíráson alkalmazott Fizetési mód beállítása megkövetelje a pénztár használatát (Pénztár használat – aktív legyen), lásd feljebb.
7. Pénztár bizonylat létrehozása munkadátummal: aktiválásával szabályozható, hogy Beszerzési bizonylat könyvelésénél amennyiben a bizonylat dátuma korábbi, mint a munkadátum, a pénztárbizonylat a munkadátummal jöjjön létre. A mező beállítása minden pénztárra hatással van, de pénztáranként az azonos nevű mezővel külön-külön szabályozható.
8. Pénztár napló automatikus könyvelése: aktiválásával a Pénztár bizonylat lezárásának hatására, a bizonylat pénzügyi tartalma automatikusan feltölti a pénztárszámlához beállított Főkönyvi naplót. A kapcsoló aktiválásával a létrehozott naplótétel automatikusan könyvelésre kerül. Amennyiben ez a beállítás nincs bekapcsolva, úgy a pénztárnaplóba létrehozott tételek utólagosan módosíthatók. Fontos: a beállítás elérhető a Pénztár beállítása lista (1.4-es fejezet) beállítások között is. Az itt található beállítást felülírja a Pénztár beállítása listán beállított paraméter.
9. Pénztár bizonylat nyomtatása lezárásnál: aktiválásával a Pénztár bizonylat lezárása automatikus Pénztár bizonylat nyomtatást kezdeményez. Amennyiben a beállítás nem aktív, akkor a Lezárt pénztár bizonylatok listájából lehetőségünk van utólagos nyomtatásra. Ez a mező csak akkor kerülhet aktiválásra, ha a fenti 4 létrehozás gomb aktiválva van.
10. Készpénzfizetési korlát: A korlát összegét megadva vevőnkként és könyvelési időszakonként figyelni fogja a rendszer a könyvelt összegeket és a beállításnak megfelelően figyelmeztetést kapunk.
11. Készpénzfizetési korlát figyelése: Készpénzfizetési korlát beállítása esetén megadhatjuk, milyen figyelmeztetést kapjunk, ha átlépjük az értékhatárt (nincs, figyelmeztetés, hiba).
1.3 Címletezési egységek
Amennyiben a pénztárzárás során szükséges a készpénzállomány pontos, címletenként történő megjelenítése, úgy szükséges meghatároznunk az adott pénznemhez tartozó címleteket.
A Pénztár címlet táblában a következő részleteket tudjuk meghatározni:
1. Pénznemkód: amennyiben az alapértelmezett helyi pénznemre (SPN) vonatkozik a címletbeállítás, úgy a Pénznemkód mező üresen kell hagyni. Minden ettől eltérő esetben az adott devizához tartozó Pénznemkódot kell beállítani.
2. Címlet: a Címletezési egység azonosítója.
3. Megnevezés: az időszaki pénztárösszesítőn megjelenő címletszimbólum.
4. Zárolva: az adott sorra nem rögzíthető be tétel.
5. Szorzó: az az egység, amelyet majd a címletezés során a rendszer megszoroz a megadott darabszámmal.
1.4 Pénztár beállítása lista
A Pénztár beállítása lista ablak használatával elérhetőek a már létrehozott pénztárak, illetve új pénztárakat tudunk létrehozni.
Az adott pénztáron állva a Szám mezőben található értékre vagy a Kezelés gomb alatt található funkciók segítségével megtekinthetjük a Pénztár karton nézetét és beállíthatjuk vagy módosíthatjuk a pénztár működését.
A Pénztár beállítása ablakban a következő adatokat tudjuk megadni:
Az Általános gyorslapon:
1. Szám: a pénztár egyedi azonosítója.
2. Név: a pénztár megnevezése.
3. Név2: a pénztár további megnevezése, amennyiben nem elegendő a Név mező hossza.
4. Keresőnév: a Név mező kitöltése estén automatikusan létrejövő, a keresésekhez jobban használható, egységesen nagybetűs megnevezés.
5. Zárolva: mező aktiválása esetén nem állítható ki újabb pénztár bizonylat.
A Könyvelés gyorslapon:
1. Pénznemkód: meghatározza pénztár pénznemét. A vállalat alappénzneme (SPN) esetén üresen marad.
2. Tartozik kerekítési jogcímkód: a jogcímkódok között definiált kerekítési különbözet azonosítója. A kerekítési pontosság hatására számolt különbözetek ezen jogcímkódon keresztül kerülnek könyvelésére.
3. Követel kerekítési jogcímkód: a jogcímkódok között definiált kerekítési különbözet azonosítója. A kerekítési pontosság hatására számolt különbözetek ezen jogcímkódon keresztül kerülnek könyvelésére.
4. Bevételi pénztár bizonylat számozása: lezárt bevételi pénztár bizonylatok sorszámozásához használt Számozási kör azonosítója.
5. Kiadási pénztár bizonylat számozása: lezárt kiadási pénztár bizonylatok sorszámozásához használt Számozási kör azonosítója.
6. Iktatás számozása: a pénztárban iktatott, még lezáratlan bizonylatok sorszámozásához használt Számozási kör azonosítója.
7. Naplósablon név: annak a naplósablonnak az azonosítója, amelyet a naplótételek létrehozásához fog használni a rendszer pénztár bizonylat lezárását követően.
8. Naplólap név: a Naplósablonban kiválasztott naplósablonhoz tartozó naplólapnak az azonosítója, amelyet a naplótételek létrehozásához fog használni a rendszer pénztár bizonylat lezárását követően.
9. Címletezés kötelező: amennyiben az időszaki pénztárjelentéseken kötelezően meg kell jeleníteni a pénzkészlet címletezését, úgy aktiválni kell ezt a beállítást. Fontos, hogy a címletezés megfelelő működése érdekében a kívánt működés kerüljön beállításra a pénztáridőszak megnyitása előtt (lásd később a pénztáridőszakok nyitásánál)
10. Dátum ellenőrzés: A bevételi és kiadási pénztárbizonylat bizonylatdátuma nem térhet el a munkadátumtól. Amennyiben eltér nem lehet zárnia bizonylatot.
11. Pénztár bizonylat létrehozása munkadátummal: aktiválásával a Beszerzési bizonylat könyvelésénél amennyiben a bizonylat dátuma korábbi, mint a munkadátum, a pénztárbizonylat a munkadátummal jön létre.
12. Pénztár napló automatikus könyvelése: aktiválásával a Pénztár bizonylat lezárásának hatására, a bizonylat pénzügyi tartalma automatikusan feltölti a pénztárszámlához beállított Főkönyvi naplót. A mező aktiválásával a létrehozott naplótétel automatikusan könyvelésre kerül. Amennyiben ez a beállítás nincs bekapcsolva, úgy a pénztárnaplóba létrehozott tételek utólagosan módosíthatók. Fontos: Pénztár beállítások között ugyan ilyen elnevezéssel szerepel a beállítás. Az itt található beállítás felülírja a Pénztár beállításoknál megadott beállítást
13. Egyenleghatár ellenőrzése:
None – a rendszer nem ellenőrzi az adott pénztár egyenlegét
Maximum - ellenőrzi a rendszer, hogy elérte-e az adott pénztár a maximális egyenleget
14. Maximális egyenleg: a pénztárban tárolható maximális egyenleg összegét határozza meg.
15. Pénztárzárási időszak: a nyitott pénztáridőszakokba maximálisan rögzíthető napok száma, amelyet új pénztár bizonylat készítése előtt ellenőriz a rendszer. Amennyiben a nyitott pénztáridőszakban létező napok száma eléri az itt beállított értéket, úgy a pénztár bizonylat kiállítása csak abban az esetben lehetséges, ha az időszakot lezárjuk és a szabályoknak megfelelően újat nyitunk.
Választható értékek: Nem kötelező, Naponta, Hetente, Havonta, Évente Pl.: ha a nyitás dátuma 2019.01.01, a zárási időszak Hetente, akkor csak 2019.01.01-tól 2019.01.07-ig lehet pénztár bizonylatot rögzíteni. Ha a pénztárzárási időszak havi akkor az időszak hossza azonos a nyitási dátum hónapjának napjaival (pl.: febr. 28 napos, márc. 31 napos). Továbbá hóközi nyitás esetében is követi a rendszer a fenti logikát (pl.: febr. 25-ös nyitásnál 28 napnak veszi az időszakot, márc. 15-ös nyitásnál 31 napnak veszi az időszakot). Az időszakokat a BC standard módon számítja.
16. Negatív egyenleg figyelése:
Nincs – a rendszer nem ellenőrzi az adott pénztár egyenlegét.
Figyelmeztetés – a rendszer figyelmeztető üzenetet jelenít meg, ha a kiállított aktuális bizonylat a hozzá tartozó pénztár egyenlegét negatív összegre változtatná meg.
Hiba - a rendszer hibaüzenetet jelenít meg, ha a kiállított aktuális bizonylat a hozzá tartozó pénztár egyenlegét negatív összegre változtatná meg, a hibaüzenet megakadályozza a pénztár bizonylat lezárását.
17. Kerekítési pontosság: megadható a legkisebb használható címletnek megfelelő kerekítési érték. A kerekítési pontosság beállításának hatására a rendszer kerekítési tételsort fog létrehozni azon bizonylatok esetében, ahol a kerekítési szabályok következtében különbözettel kell számolni.
1.5 Jogcímkódok
A pénztár bizonylatok rögzítésekor nagyfokú segítséget ad, ha a jogcímtörzs ki van töltve. A jogcímek használatával a pénztárosnak nem kell tisztában lennie a bizonylat kontírozásával, hanem csak az előre meghatározott gazdasági eseményt kell kiválasztania a listából. Egy-egy jogcímhez megadhatunk főkönyvi számokat, illetve egyéb törzsadatot is, mint ÁFA beállítás vagy alap dimenzió kódok. A rögzített pénztár bizonylat a jogcímhez kapcsolt paraméter adatokkal kerül át a pénztárhoz definiált főkönyvi naplóba. A jogcímkód kiválasztásával a megadott könyvelési csoportokat emeli be a rendszer a sorba. Azonban ezek a csoportok a pénztár bizonylat sorában ezután szabadon megváltoztathatók.
1.6 Pénztár felhasználó jogosultságok
Amennyiben a Pénztár beállítása lapon a Szigorú felhasználó ellenőrzés be van kapcsolva, úgy csak azok a Felhasználók tudnak pénztári tevékenységet folytatni, akiket a Pénztár felhasználó jogosultságok lapon nevesítünk. Felhasználónkként egy Alapértelmezett pénztárat tudunk beállítani pénznemenként. Később amikor egy Beszerzési vagy Eladási számlát hoz létre a felhasználó, akkor pénznemtől függően, a Fizetési mód kiválasztása után a hozzá beállított Alapértelmezett házipénztárat fogja megjeleníteni a Számla részletezése gyorslapon.
1.7 Jelentéskiválasztás – Pénztár
A pénztár bizonylat nyomtatáshoz használt elrendezést mind a Kiadási mind a Bevételi pénztár bizonylathoz be kell állítani. Az erre a célra fejlesztett sablon kódját (42019382) a Jelentésazonosító mezőben lehet kiválasztani.
1.8 Pénztár - pénztáridőszak nyitás/zárás lépései
Bevételi és kiadási bizonylatokat csak akkor lehet rögzíteni, ha a Pénztár kartonhoz létezik nyitott pénztáridőszak. Az időszakok kezelése a Pénztár lapon elérhető Időszak nyitás és Időszak zárás funkciókkal oldható meg. Időszak nyitása akkor lehetséges, ha még nincs egyéb nyitott időszak létrehozva a pénztárhoz, illetve a nyitási dátum időben nem előzi meg az előző időszak zárási dátumát.
2. Pénztár bizonylatok rögzítése
Bevételi- illetve Kiadási pénztár bizonylatok kiállítása a Pénztárból lehetséges. Az Új gombbot megnyomva van lehetőség Bevételi vagy Kiadási pénztárbizonylat létrehozására.
Jelen példa egy Kiadási pénztárbizonylatot mutat be.
Az Általános gyorslapon a következő információkat tudjuk megadni:
A pénztárhoz beállított számozási körből a rendszer automatikusan feltölti a következő sorszámot a Szám mezőbe, valamint feltölti a Pénztárkód mezőt is.
A Számlatípusnál a következő lehetőségek közül lehet választani: Főkönyvi számla, Vevő, Szállító, Alkalmazott. A kiválasztott Számlatípustól függően lehet értéket választani a Számlaszám mezőbe. A Név és Adószám mezők automatikusan kitöltésre kerülnek, ha a Számlaszám mezőben Vevőt, Szállítót vagy Alkalmazottat választottunk és ezen tételek kartonját az adatok megtalálhatók.
Sorokba a következő adatokat adjuk meg:
1. Jogcímkód: amennyiben a jogcímkódok fel vannak töltve adattal, elegendő a megfelelőt kiválasztani és a rendszer feltölti a sort információval.
2. Számlatípus: választható opciók a Főkönyvi számla, Vevő, Szállító, Alkalmazott típusok.
3. Számlaszám: a konkrét számla vagy partner száma.
4.. Összeg: a tranzakció tényleges összegét szükséges megadni
5. Kiegyenlítő bizonylat típusa lehet: számla vagy jóváírás. A mező beállításával lehetőségünk van a meghatározni a bizonylat típusát, amit ki szeretnék egyenlíteni.
6. Kiegyenlítő bizonylat szám: a mezőben megadott bizonylatszámmal kerül kiegyenlítésre a létrehozott pénztárbizonylat.
A pénztár bizonylat a felső menüsorban található Műveletek- Lezárás- Lezár/ Lezárt és Nyomtat funkcióval állítható ki.
Lezárt pénztárbizonylatokat a Lezárt bevételi pénztárbizonylat és Lezárt kiadási pénztárbizonylatok alatt találjuk.
A rendszerből kiállított Kiadási pénztárbizonylat az alábbiak szerint jelenik meg.
2.1 Pénztárnapló- módosítása/ könyvelése
Amennyiben a Pénztár úgy van beállítva, hogy lezárás esetén ne végezze el a főkönyvi feladást, lehetőség van a létrehozott naplótételek bizonyos mértékű módosítására.
Ezen módosításokat a Főkönyvi naplók alatt érjük el.
2.2 Megkezdett pénztár bizonylatok
A megkezdett, de még le nem zárt pénztár bizonylatokat az adott pénztáron a Kapcsolódó/Bizonylatok menüpont alatt, illetve a kereső segítségével tudjuk elérni.
A keresőbe a Kiadási pénztárbizonylat lista vagy Bevételi pénztárbizonylat lista menüket nyissuk meg.
Az adott soron állva lehetőség van a megkezdett bizonylat módosítására, melyet a Kezelés- Szerkesztés gombbal tudunk elvégezni.
Minden készpénzes vevői és szállítói bizonylatot megtalálunk ezen a felületen, amennyiben a készpénzes bizonylatok könyvelése nem automatikus.
2.3 Lezárt pénztár bizonylatok, újra nyomtatása
A kereső segítségével van lehetőségünk elnavigálni a Lezárt pénztárbizonylatokhoz.
A listát megnyitva a kívánt bizonylatot újra tudjuk nyomtani a Feldolgozás- Nyomtatás gombbal.
2.4 Fizetési módok változása
A fizetés módokhoz hozzá tudjuk rendelni a Pénztár használata funkciót. Ezt beállítani a Fizetési módok táblában, a táblázat Pénztár használata oszlopában tehetjük meg. Fontos megjegyezni, hogyha az egyes fizetési módszerekhez hozzárendeljük ezt a funkciót (a négyzetet bepipáljuk), akkor azt a Beszerzési vagy Eladási bizonylatot, amelyen az adott fizetési mód kiválasztásra került, csak akkor lehet könyvelni, ha Pénztár kódot is választunk a bizonylaton. Ezenkívül a könyvelés előtt a dátumokat (Könyvelési dátum, Bizonylat dátum, Fizetési határidő) figyelni kell, csak azonos dátumok megadása esetén engedhető meg a könyvelés.
2.5 Pénztárbizonylatok sztornírozása
A pénztárban lehetőségünk van a lezárt pénztárbizonylatok sztornírozására. Csak a még nyitott pénztáridőszakban van lehetőség a lezárt pénztárbizonylat sztornírozására! A funkció elérhető a lezárt pénztárbizonylat karton nézetében (Műveletek --> Tranzakció sztornírozása).
A sztornírozás hatására, a pénztár beállításainak megfelelően, vagy azonnal könyvelésre, vagy a megadott pénztár naplóba kerül(nek) a tétel(ek). Amennyiben a sztornírozandó pénztárbizonylathoz kiegyenlítő tétel kapcsolódott (pl.: vevő, vagy szállító számlaszáma szerepel a Kiegyenlítő bizonylat száma mezőben) a kiegyenlítő bizonylat nem kerül át a könyvelésbe. A sztornírozott pénztárbizonylat kartonján a Sztornírozva mező Igen állásba kerül. Új pénztárbizonylat nem készül, az újbóli nyomtatásban a pénztárbizonylat felirata megváltozok Rontott bevételi, vagy kiadási pénztárbizonylat lesz látható.
2.6 Időszaki pénztárjelentés
Az adott pénztáron állva a jelentés menüpont alatt elérhető az időszaki pénztárjelentés.
A pénztárjelentés lekéréséhez az alábbi felugró táblát kell kitölteni a pénztárjelentésben látható kívánt adatokkal.
A jelentésen az adott időszakra vonatkozó tranzakciókat látjuk.
Amennyiben az időszakban sztornírozott pénztárbizonylat is szerepelt, úgy a nyomtatásban a SZTORNO felirat lesz látható.
3. Bankkártyás fizetések nyilvántartása pénztárban
Amennyiben a rendszerben nyilván szeretnénk tartani azokat a tételeket amelyeket a pénztárban bankkártyával egyenlítenek ki, lehetőségünk van olyan pénztár beállítására amelyet megjelölhetünk "bankkártyás fizetésként". Az így beállított pénztárt, mint Kapcsoló pénztár hozzárendelhetünk másik pénztárhoz. Az így összerendelt pénztárak esetében a pénztárbizonylat lezárása előtt lehetőségünk van a pénztárak közötti váltásra, Így amennyiben egy "normál" pénztárból elindított pénztárbizonylat rögzítés végén derül ki, hogy még sem készpénzzel, hanem bankkártyával történik meg a kiegyenlítés, anélkül, hogy át kellene lépni egy másik pénztárba és újból fel kellene rögzíteni a tételeket, egy kapcsoló segítségével a lezárt tétel a kapcsolódó pénztárba fog kerülni a kapcsoló pénztár beállításainak (kerekítés, számozás stb.) megfelelően.
3.1 Általános beállítások
Az alapbeállítások megegyeznek a "normál" pénztár beállítással. A személyre szabás segítségével a Pénztár beállítás kartonon megjeleníthető két új mező:
Bankkártyás fizetés
Kapcsolódó pénztár
A Bankkártyás fizetés mezőt abban az esetben állíthatjuk igen-re, ha a Címletezés kötelező mező értéke nem, és a Kerekítési pontosság mező értéke 0,01. Az így beállított pénztárt egy másik (nem Bankkártyás fizetésként megjelölt) pénztár kartonon a Kapcsolódó pénztár mezőben ki tudjuk választani. Így a két pénztárt össze tudjuk kötni, hogy a pénztárbizonylat lezárása előtt meg tudjuk változtatni, hogy melyik pénztára kerüljön a tétel. (az összerendelés 1-1 kapcsoltot jelöl)
3.2 Kezelés
A pénztárbizonylaton a Bankkártyás fizetés mező segítségével tudunk az összerendelt pénztárak között váltani, még a pénztárbizonylat lezárása előtt (a mezőt a személyre szabás funkció segítségével tudjuk megjeleníteni). Amennyiben a pénztárbizonylatot olyan pénztárból indítjuk, amely beállítása szerint bankkártyás, úgy a mező alapértelmezetten Igen lesz.
A pénztárbizonylat lezárása során a pénztár beállításainak megfelelő feltételek kerülnek ellenőrzésre és beállításra, mint pl.: a kerekítés, bizonylatszámozás, nyitott időszak stb.